KomosOrganiser un pot de départ qui ne ressemble pas à une réunion
Un pot de départ, c'est souvent organisé à la dernière minute par la personne la plus gentille de l'équipe, avec une cagnotte lancée trois jours avant et un discours improvisé devant la machine à café. Ça peut se passer bien mieux, avec très peu d'efforts, à condition de s'y prendre dans l'ordre.
1. Qui organise (et qui ne doit pas organiser)
La règle simple : ce n'est pas la personne qui part qui organise son pot. Un ou deux collègues proches prennent la main, idéalement avec l'accord discret du manager pour le créneau et le lieu. Deux organisateurs, c'est bien : un pour la logistique (date, lieu, boissons), un pour le cadeau et la carte.
- Demande d'abord à la personne si elle souhaite un pot. Certains préfèrent partir sans cérémonie, et c'est leur droit.
- Fais la liste des invités : l'équipe directe, les collègues des autres services avec qui la personne travaillait, les anciens si c'est un départ marquant.
- Fixe un budget global avant tout le reste : boissons, à grignoter, cadeau.
Dans Komos : crée la soirée en privé, ajoute un co-organisateur, et invite les collègues par lien ou par code. Chacun répond « Je viens » en un tap, tu sais combien de personnes prévoir. La personne qui part n'est simplement pas dans la liste tant que la surprise dure.
2. La cagnotte cadeau, sans mettre personne mal à l'aise
Le cadeau est le point le plus sensible. Deux principes : la participation est libre et discrète, et personne ne sait qui a donné combien.
- Propose un montant indicatif (par exemple 5 à 15 €) et précise que c'est libre.
- Une seule personne collecte, sur une cagnotte en ligne ou en espèces, et ne diffuse jamais la liste des contributeurs.
- Fixe une date limite de participation trois jours avant le pot, pour avoir le temps d'acheter.
- Le cadeau doit correspondre à la personne, pas à l'équipe : un bon pour une activité, un objet lié à sa passion, quelque chose pour son nouveau poste ou sa retraite.
Si les organisateurs avancent les frais du pot (boissons, gâteau), note-les à part du cadeau. Le partage est plus simple quand chaque poste est clair. Notre guide partager les dépenses d'une soirée détaille les règles qui évitent les malentendus.
Dans Komos : les dépenses partagées servent pour les frais du pot : qui a payé les boissons, qui a pris le gâteau, et Komos calcule qui doit combien à qui. La cagnotte cadeau, elle, se gère avec l'outil de collecte de ton choix, en dehors de l'app.
3. Choisir la date et le créneau
Le créneau qui fonctionne presque partout : le dernier jour, ou la veille, entre 17 h et 19 h. Assez tard pour que la journée soit finie, assez tôt pour que ceux qui ont des enfants ou un train puissent passer. Évite :
- Le vendredi soir tardif, où la moitié de l'équipe est déjà partie.
- Le midi, trop court et coupé par les réunions de 14 h.
- Une date fixée par une seule personne sans vérifier les absences : un sondage rapide sur deux créneaux suffit.
Dans Komos : propose deux créneaux, chacun coche ses disponibilités, et verrouille celui qui réunit le plus de monde. La date s'ajoute à l'agenda de chacun et un rappel part la veille. Voir aussi trouver une date qui va à tout le monde.
4. Bureau ou bar ?
Les deux formats ont leurs avantages :
- Au bureau (salle de pause, open space rangé, terrasse) : gratuit, tout le monde passe, y compris ceux qui ne restent que dix minutes. Il faut vérifier que c'est autorisé et prévoir le rangement.
- Au bar : plus détendu, pas de vaisselle, mais moins de monde et une addition à gérer. Réserve une table ou un espace pour plus de dix personnes.
Le format qui marche le mieux : un pot au bureau à 17 h 30 pour la partie officielle, puis un après-pot au bar pour ceux qui veulent continuer. Chacun choisit son niveau d'engagement.
5. Quantités pour un pot de 17 h à 19 h
Un pot de départ est court et les gens arrivent en décalé. Compte large sur le sans-alcool et léger sur le reste :
- Boissons : 2 verres par personne, dont au moins un sans alcool. Pour 20 personnes : 4 bouteilles de vin ou de bulles, 6 litres de softs et jus, de l'eau.
- À grignoter : 6 à 8 bouchées par personne. Chips, olives, mini-sandwichs, cake salé, légumes à tremper.
- Sucré : un gâteau ou des mignardises, une part par personne. Le gâteau sert de moment pour le discours.
- Matériel : gobelets, serviettes, un tire-bouchon, des sacs poubelle. Un frigo ou une glacière pour les bulles.
Pour des quantités plus fines selon la durée, notre guide apéro dînatoire : les quantités par personne donne les bases de calcul.
- Boissons au frais la veille.
- Gâteau commandé ou acheté le matin même.
- Gobelets, serviettes, tire-bouchon, sacs poubelle.
- Carte signée et cadeau emballé, cachés dans un placard.
- Enceinte ou playlist si le lieu s'y prête.
- Une personne désignée pour les photos.
Dans Komos : la liste de courses collaborative répartit tout ça. Chacun tape « J'en ramène » sur un élément, et l'organisateur voit ce qui manque encore. Fini les trois bouteilles de jus d'orange et zéro gobelet.
6. Le discours : court, sincère, sans PowerPoint
Le discours est le moment que tout le monde redoute et dont tout le monde se souvient. La recette :
- Deux minutes maximum. Au-delà, les gens regardent leur verre.
- Une anecdote vraie et bienveillante, pas une liste de qualités génériques.
- Ce que la personne a apporté à l'équipe, concrètement.
- Des vœux pour la suite, et la remise du cadeau.
Le manager parle en premier s'il le souhaite, puis un collègue proche. Pas plus de deux prises de parole. Laisse la personne répondre si elle en a envie, sans l'y obliger.
7. La carte signée
La carte est souvent ce que la personne garde le plus longtemps. Fais-la tourner une semaine avant, discrètement, ou utilise une carte collaborative en ligne pour les collègues à distance. Demande des messages personnels, même courts, plutôt que « bonne continuation ». Vérifie avant le jour J que tout le monde a signé, surtout ceux qui étaient en télétravail.
8. Si la personne ne veut pas de pot
Ça arrive, et il faut le respecter. Trois alternatives qui marchent :
- Un déjeuner d'équipe en petit comité, sans discours.
- La carte et le cadeau remis en main propre par un ou deux collègues.
- Un simple message collectif dans l'outil de l'équipe, avec une photo de groupe.
9. L'après-pot et le lendemain
L'après-pot au bar est souvent le vrai moment de convivialité. Annonce-le dès l'invitation pour que ceux qui veulent rester s'organisent, et prévois le retour : qui rentre en voiture, qui prend le dernier train.
Le lendemain, il reste à partager les photos et solder les frais des organisateurs. Si tout a été centralisé, ça prend cinq minutes. Et si le départ marque le début d'une nouvelle habitude, comme un secret santa ou une soirée d'équipe régulière, le même outil resservira.
Dans Komos : la galerie partagée rassemble les photos de tous les téléphones, et le recap vidéo se monte tout seul. Un joli souvenir à envoyer à la personne qui part, avec la carte.
Questions fréquentes
Qui doit organiser un pot de départ ?
Un ou deux collègues proches, pas la personne qui part. L'un gère la logistique (date, lieu, boissons), l'autre le cadeau et la carte. Demandez d'abord à la personne si elle souhaite un pot.
Combien donner pour un cadeau de départ ?
Entre 5 et 15 € par personne est la fourchette la plus courante, et la participation doit rester libre et anonyme. Une seule personne collecte et personne ne diffuse la liste des contributeurs.
À quelle heure faire un pot de départ ?
Entre 17 h et 19 h, le dernier jour ou la veille. C'est assez tard pour que la journée soit finie et assez tôt pour que ceux qui ont des contraintes puissent passer. Un après-pot au bar peut suivre pour ceux qui veulent continuer.
Comment organiser un pot de départ surprise ?
Crée l'événement sans la personne concernée, avec un co-organisateur, et invite les collègues par lien privé. Dans Komos, la soirée privée permet de gérer la liste des invités, le sondage de date, les courses et les frais sans que la personne ne voie rien.